Penanggung jawab sesi
Membuka jadwal
Membuat sesi, mengisi stok dosis, lalu memublikasikan. Dikerjakan sekali sebulan.
Panduan Kerja Pegawai
Cara kerja baru: pasien mendaftar online lebih dulu, datang sesuai jam pada e-tiket. Tujuannya menghilangkan antrean sejak jam 06.00.
Empat peran. Satu orang boleh merangkap, tetapi setiap tugas harus jelas pemiliknya.
Penanggung jawab sesi
Membuat sesi, mengisi stok dosis, lalu memublikasikan. Dikerjakan sekali sebulan.
Petugas pendaftaran
Menandai pasien hadir, mendaftarkan pasien yang datang tanpa booking, menjawab pertanyaan.
Operator ruangan
2 penyuntik + 2 penginput. Pemanggilan dan rekam medis tetap di eClinic seperti biasa.
Kasir
Melayani pasien umum setelah tindakan. Pasien BPJS langsung pulang.
Empat tanggal yang harus diingat. Selebihnya sistem berjalan sendiri.
Berlaku untuk petugas pendaftaran dan operator ruangan.
Buka Admin → Antrian di komputer pendaftaran. Biarkan halaman ini terbuka sepanjang hari.
Pasien seharusnya tiba 30 menit sebelum jam pelayanannya. Minta kode booking atau sebutkan nama anak.
Ketik kode booking atau nama di kolom pencarian. Sebelum klik Hadir, cocokkan tiga hal: identitas anak, status peserta BPJS, dan vaksin yang dipilih terhadap buku KIA/KMS. Vaksin di layar hanya saran sistem berdasarkan usia — sistem tidak tahu anak sudah dapat dosis ke berapa. Bila tidak cocok, ubah pilihannya sebelum pasien masuk ruangan.
Untuk pasien yang pernah datang ke sini, tekan Riwayat di sebelah kode booking: muncul daftar vaksin yang pernah klinik ini berikan beserta tanggalnya. Ini mempercepat pencocokan, tetapi tidak menggantikan buku KIA — imunisasi di posyandu atau tempat lain tidak akan pernah tercatat di sana.
Klik Walk-in, isi data anak dan pilih vaksin. Sistem memberi nomor dari kuota yang memang dicadangkan untuk walk-in.
Panggil 2 pasien sekaligus dan kerjakan tindakan serta rekam medis di eClinic seperti biasa. Aplikasi ini tidak menggantikan eClinic.
Kembali ke daftar antrian, klik Selesai pada pasien tersebut. Pasien umum diarahkan ke kasir; pasien BPJS langsung pulang.
Bila lupa, kolom Status akan menampilkan “di ruangan sekian menit” dan berubah merah setelah 20 menit. Selama belum ditandai Selesai, papan antrian yang dilihat pasien lain tampak macet di nomor itu.
Bagian ini yang paling penting dibaca. Kesalahan di sini berdampak ke stok, ke pasien lain, dan pada poin pertama — ke keselamatan anak.
Saat orang tua mengisi tanggal lahir, sistem otomatis mencentangkan vaksin yang biasanya dijadwalkan untuk usia tersebut. Tujuannya supaya orang tua tidak bingung lalu batal mendaftar. Tetapi sistem tidak menyimpan riwayat imunisasi anak — ia tidak tahu anak sudah mendapat DPT ke berapa, atau apakah bulan lalu sudah divaksin di tempat lain. Karena itu buku KIA/KMS wajib dibuka saat check-in. Petugaslah pemutus akhirnya, bukan layar.
Ini perbedaan yang paling sering salah dipakai:
| Tombol | Dipakai kapan | Dosis kembali ke stok? |
|---|---|---|
| Batal | Pasien memberi kabar tidak jadi datang, atau salah daftar | Ya — bisa dipakai pasien lain |
| Tidak hadir | Pasien tidak datang tanpa kabar sampai sesi berakhir | Tidak — hanya dicatat |
Contoh: 1, 2, 5, 6, 7, 8, 11. Nomor 3, 4, 9, 10 sengaja dikosongkan untuk pasien walk-in, dan disebar merata sepanjang hari supaya pasien yang datang pagi tanpa booking tidak selalu kebagian giliran paling akhir. Bukan kesalahan sistem.
Bila sudah 12 orang memesan BCG, stok BCG tidak bisa diubah menjadi 10. Batalkan dulu booking terkait bila memang perlu dikurangi. Ini penjaga agar tidak ada pasien yang datang lalu kehabisan vaksin.
Batas pemesanan vaksin premium adalah H-3. Bila sesi baru dipublikasikan tanggal 24 untuk layanan tanggal 25, seluruh vaksin premium langsung tampil redup dan tidak bisa dipilih karena tenggatnya sudah lewat. Publikasikan tanggal 20.
Hal-hal yang hanya terjadi di penerapan perdana. Setelah bulan kedua, bagian ini tidak berlaku lagi.
Saat ruang tunggu penuh walk-in, akan muncul dorongan kuat melayani siapa yang terlihat lebih dulu. Jangan. Pasien yang datang sesuai jam pada e-tiketnya harus dilayani mendekati jam itu, walaupun ada banyak walk-in yang sudah menunggu lebih lama.
Alasannya sederhana: kalau ibu yang datang pukul 07.50 sesuai janji ternyata tetap menunggu dua jam, ia akan menyimpulkan mendaftar online itu percuma, lalu menceritakannya ke ibu-ibu lain. Bulan depan tidak akan ada yang mendaftar online, dan kita kembali ke antrean menumpuk seperti dulu.
Walk-in tetap dilayani — mereka mengisi kursi cadangan yang memang disediakan, dan menunggu di sela jadwal. Itu konsekuensi wajar dari memilih tidak menjadwalkan.
Wajar bila bulan pertama hanya 15–20 orang yang mendaftar online dan sisanya walk-in. Itu bukan kegagalan. Yang menentukan adalah angka Ketepatan jadwal di menu Ringkasan: berapa persen pasien dilayani dalam 30 menit dari jam yang dijanjikan. Kalau angka itu tinggi, jumlah pendaftar online akan naik sendiri bulan depan tanpa perlu dipromosikan.
Wajar bila di bulan pertama lebih banyak yang datang tanpa booking daripada yang mendaftar online. Jangan menolak siapa pun. Daftarkan lewat tombol Walk-in, lalu tunjukkan cara mendaftar online untuk bulan berikutnya sambil menunggu giliran. Sebarkan link pendaftaran jauh-jauh hari, bukan hanya sehari sebelumnya.
Tombol Riwayat akan menampilkan “belum ada riwayat” untuk hampir semua pasien, karena sistem baru mulai mencatat bulan ini. Itu normal, bukan kerusakan. Manfaatnya baru terasa mulai kunjungan kedua pasien tersebut.
Setiap petugas diminta mendaftar sendiri dari HP masing-masing, seolah-olah pasien, lalu buka e-tiketnya. Tujuannya dua: petugas hafal alurnya sebelum ditanya orang tua, dan hal-hal yang mengganggu bisa diperbaiki selagi belum dipakai pasien sungguhan. Sampaikan keluhannya — itu memang yang dicari.
Sistem mencatat jam check-in dan menampilkan penanda “di ruangan sekian menit”. Itu ada supaya papan antrian yang dilihat pasien tidak macet di nomor yang sama, dan supaya kita tahu apakah jadwal tertepati. Bukan untuk menilai siapa yang bekerja cepat atau lambat. Bila terasa terlalu ketat, sampaikan — ambangnya bisa diubah.
Kadang ada alasan wajar untuk menyisipkan pasien: bayi rewel berat, orang tua yang harus segera kembali bekerja, atau kondisi mendesak lain. Itu boleh — gunakan jalur Walk-in lalu sebutkan alasannya pada kolom catatan. Yang dihindari bukan penyisipan, melainkan penyisipan yang tidak tercatat sehingga tidak bisa dijelaskan saat pasien lain bertanya.
Di hari-H pertama akan banyak pertanyaan: cara membuka e-tiket, lupa kode, salah jam datang. Satu petugas yang khusus menjawab akan mencegah antrean menumpuk di meja pendaftaran — masalah yang justru ingin kita hilangkan.
Pakai daftar antrian yang sudah dicetak H-1. Layani sesuai urutan nomor di kertas, catat kehadiran manual, lalu masukkan ke sistem setelah internet kembali. Karena itu mencetak daftar pada tanggal 24 bukan langkah opsional.
Kumpulkan petugas yang bertugas, tanyakan satu hal saja: apa yang paling menyebalkan hari ini? Perbaiki satu di antaranya sebelum bulan depan. Ini yang mengubah petugas dari sekadar pelaksana menjadi ikut memiliki sistemnya — dan biasanya menghasilkan perbaikan yang tidak terpikirkan dari luar ruangan.
Di kolom Vaksin, tiap antigen punya kode singkat berwarna supaya bisa dipindai sekilas tanpa membaca nama panjangnya.
| Kode | Vaksin | Cara pemberian |
|---|---|---|
| DPT | DPT, termasuk Infarix & Hexaxime | Suntik |
| BCG | BCG | Suntik |
| IPV | Polio Suntik | Suntik |
| OPV | Polio Tetes | Tetes mulut |
| RV | Rotavirus, termasuk Rotarix | Tetes mulut |
| PCV | PCV, termasuk Prevenar | Suntik |
| MR | Campak | Suntik |
| HPV | HPV | Suntik |
| FLU | Influenza | Suntik |
Kalimat yang bisa langsung dipakai petugas saat ditanya.
Kenapa vaksinnya sudah tercentang sendiri? Saya tidak memilih.
Itu saran otomatis dari sistem berdasarkan usia anak, supaya Bapak/Ibu tidak perlu menebak sendiri. Pilihannya tetap bisa diubah, dan nanti kami cocokkan lagi dengan buku KIA saat tiba di klinik.
Anak saya sudah pernah dapat vaksin ini bulan lalu.
Tidak masalah, silakan lanjut mendaftar. Bawa buku KIA-nya, nanti petugas yang menyesuaikan vaksin mana yang benar-benar dibutuhkan hari itu. Sistem hanya menyarankan menurut usia, belum tahu riwayat imunisasi anak.
Vaksin kombinasi itu apa? Kenapa jauh lebih mahal?
Vaksin kombinasi menggabungkan beberapa perlindungan dalam satu kali suntikan, jadi anak lebih sedikit ditusuk jarum. Sifatnya pilihan, bukan keharusan — vaksin subsidi juga tetap melindungi. Untuk memilih yang paling sesuai kondisi anak, silakan konsultasi dengan dokter kami. Jangan menjawab pertanyaan medis lebih jauh dari ini.
Saya lupa kode booking saya.
Buka menu Cek tiket di halaman pendaftaran, masukkan kode booking dan 4 angka terakhir nomor WhatsApp. Bila kodenya benar-benar hilang, petugas dapat mencarinya di panel dengan nama anak atau nomor WhatsApp.
Saya mau daftarkan dua anak sekaligus.
Bisa. Daftarkan satu per satu; setiap anak mendapat nomor antrian sendiri. Satu nomor WhatsApp boleh mendaftarkan sampai 3 anak.
Saya terlambat datang, nomor saya hangus?
Tidak hangus. Bapak/Ibu tetap dilayani menyusul setelah pasien yang sudah hadir, menyesuaikan kondisi ruangan.
Kenapa vaksin premium tidak bisa saya pilih?
Vaksin premium harus dipesan lebih dulu, paling lambat 3 hari sebelum jadwal suntik. Bila sudah lewat tenggat, silakan pilih vaksin subsidi atau menunggu jadwal bulan berikutnya.
Apakah saya harus datang jam 6 pagi seperti dulu?
Tidak perlu. Datang 30 menit sebelum jam pelayanan yang tertulis di e-tiket. Nomor Bapak/Ibu sudah aman, tidak perlu berebut.
Vaksin subsidi gratis untuk saya?
Gratis untuk bayi dan anak yang terdaftar sebagai peserta BPJS di Klinik Zada Medical. Di luar itu Rp50.000 per dosis. Status peserta diverifikasi petugas saat check-in.